Non usate Excel! Firmato il cfo

Il direttore finanziario di Adobe Mark Garrett racconta che il suo team fatica a tenere traccia del turnover nelle posizioni lavorative presso la società, un leader mondiale nel software. Il processo può richiedere giorni e impone al suo staff di estrapolare dati da diversi sistemi, che ospitano informazioni di carattere finanziario e sulle risorse umane, in fogli di calcolo Excel. Da lì possono vedere quali divisioni stanno assumendo e in che modo la spesa per salari influisce sul budget.
«Non voglio che gli addetti alla pianificazione finanziaria dedichino il loro tempo a importare, esportare e manipolare dati, voglio che si concentrino su ciò che questi dati comunicano», ha puntualizzato Garrett, che si sta impegnando nell’eliminazione di Excel da questo processo. Anche I cfo di aziende del calibro della catena americana di ristoranti P.F. Chang’s China Bistro, Abm Industries e Wintrust Financial pensano di ridimensionare l’utilizzo di Excel nella pianificazione, analisi e reportistica finanziaria.

Secondo diversi responsabili, l’onnipresente software che ha rivoluzionato la contabilità negli anni 80 non ha tenuto il passo con le esigenze delle moderne unità di corporate finance. Possono fioccare errori perché i dati in Excel sono separati dagli altri sistemi e non sono aggiornati automaticamente. Le versioni più vecchie non consentono a più utenti di lavorare insieme a un unico documento, ostacolando la collaborazione. C’è anche un limite alla quantità di dati che possono essere inseriti in un singolo documento, il che può rallentare l’analisi.

«Excel non è stato progettato per fare il grosso del lavoro nell’area finanziaria di una società», ha ricordato Paul Hammerman di Forrester Research. Al suo posto, molte aziende stanno scegliendo le nuove tecnologie basate sul cloud di Anaplan, Workiva, Adaptive Insights e altri. Il nuovo software si collega con i sistemi di gestione delle risorse aziendali e contabili esistenti, compresi quelli realizzati da Oracle o SAP. Ciò consente ai contabili di aggregare, analizzare e raccogliere dati su una piattaforma unica.

Adobe è passata ad Anaplan all’inizio dello scorso anno e molte delle attività in precedenza eseguite su fogli di calcolo sono ora portate a termine all’interno del sistema, tenendo fede al single source of truth concept, ha spiegato Garrett. I rapporti, incluso l’effettivo dell’organico, sono ora compilati più rapidamente. Il direttore finanziario di P.F. Chang’s, Jim Bell, ha abbandonato Excel per Adaptive Insights in quanto favorisce la collaborazione e riduce le incombenze amministrative.
A inizio ottobre Bell stava esaminando il modo in cui i taglio del personale di cucina influisse sulla redditività dei ristoranti di Boston, mentre era in volo da Spokane (Washington) a Phoenix. Il responsabile regionale dell’area Nordest seguiva il tutto dal suo ufficio. «Se avessi tentato di farlo su un foglio di calcolo, non sarebbe stato possibile», ha detto Bell. Solo un anno fa, ogni mese il team di Bell sprecava ore per distribuire centinaia di fogli Excel ai responsabili regionali e di unità per la pianificazione e il monitoraggio delle prestazioni nei 415 ristoranti del gruppo, ha raccontato. Oggi, lo stesso processo richiede pochi minuti.

Excel si è evoluto per servire meglio il folto gruppo di clienti specializzati, anche all’interno della comunità finanziaria, ribatte Brian Jones, responsabile della strategia di prodotto per Microsoft Excel. L’ultima versione, lanciata quest’estate, consente a più utenti di collaborare a un singolo documento, macina più di 100 milioni di stringhe di dati e dispone di strumenti automatici che individuano trend, ha affermato.

E anche se molti clienti potranno passare a software più specializzati man mano che le loro esigenze si evolvono, la maggior parte di queste soluzioni ha un pulsante «esporta in Excel», ha sottolineato Jones. «Continuerai a utilizzare Excel per le funzioni non esperite da una soluzione su misura», ha affermato. Excel ha un’ampia portata. Office 365, che lo include, ha più di 120 milioni di utenti mensili, ha dichiarato Ron Markezich, corporate vice president di Office 365. Tuttavia, la società non ha reso nota la percentuale di questi clienti che sfrutta il programma per l’analisi finanziaria e la contabilità.

Wintrust Financial, che gestisce 15 banche comunitarie in Illinois e Wisconsin, ha lasciato Excel in favore di Workiva a causa dell’alta percentuale di errori. «Il cfo chiedeva: potreste dirmi quanti prestiti sono stati estinti e quanti rifinanziati nell’ultimo trimestre? Ottenevamo però risposte diverse da team diversi», ha riferito Anita Chakravarthy, vicepresidente senior della misurazione della performance. Workiva ha un riequilibrio automatico a livello di reparto che aiuta a ridurre gli errori e tiene traccia delle modifiche apportate ai dati per una facile revisione contabile, ha detto.

Kayla Davis, che gestisce la pianificazione finanziaria presso Abm Industries, si è affidata a Excel per estrarre i dati da una serie di disparati sistemi contabili accumulati in decenni di fusioni e acquisizioni. Dal passaggio ad Anaplan, a maggio, la sua squadra può aggiornare il cfo più rapidamente perché non servono altrettante verifiche. «Se un’attività è in perdita, si può rapidamente simulare cosa accadrà se la lasciassimo, e quali sarebbero le ripercussioni sul mio intero portafoglio», ha detto Davis.