Il capo ti sta spiando? Ecco come accorgersi

Il vostro datore di lavoro potrebbe sapere molte più cose su di voi di quanto pensiate. Il tono della vostra voce in una riunione. Con quale frequenza vi allontanate dalla scrivania. Quanto rapidamente rispondete alle e-mail. Dove girovagate in giro per l’ufficio. Cosa c'è sullo schermo del vostro computer.
Essere dipendenti in una grande azienda negli Stati Uniti spesso significa diventare un generatore di dati: dalla prima e-mail inviata dal letto al mattino, all'hotspot del Wi-Fi utilizzato durante il pranzo, al nuovo contatto aziendale aggiunto prima di tornare a casa. I datori di lavoro analizzano queste interazioni per capire chi è più influente, quali team sono più produttivi e chi potrebbe lasciare il posto di lavoro.

Le aziende negli Stati Uniti dispongono di un ampio margine legale per monitorare i lavoratori, ma non sempre li mettono al corrente di cosa stanno controllando. Quando l’anno scorso i dirigenti di McKesson volevano sapere perché alcuni dei loro team registravano un fatturato maggiore, il grossista farmaceutico ha lavorato con una startup di analisi delle persone per esaminare i dati relativi a mittente, destinatario e tempistiche di oltre 130 milioni di e-mail (non il contenuto dei messaggi) inviate da più di 20mila dipendenti statunitensi, per vedere quali informazioni sarebbe stato possibile raccogliere sulle relazioni aziendali.

La società di analisi TrustSphere ha rilevato che i team con un fatturato inferiore intrattenevano, in genere, un mix diversificato di relazioni interne - a monte e a valle la catena di comando all'interno dell'azienda - e di contatti esterni; i team con un fatturato più elevato, invece, avevano rapporti più solidi all’esterno dell'azienda e rapporti più deboli con i colleghi di pari o inferiore livello all’interno dell’azienda. McKesson ha dichiarato di aver studiato solo gruppi di lavoratori, non i singoli dipendenti, per rispetto della loro privacy e ha scelto di non condividere l'analisi con i dipendenti in quel momento, dal momento che questa non riguardava il contenuto della posta elettronica.

«L’utilità di queste informazioni è quella di migliorare il funzionamento dei nostri team», afferma R.J. Milnor, vice presidente del dipartimento di pianificazione delle risorse umane e analisi di McKesson. McKesson non ha ancora stabilito quali cambiamenti introdurrà in seguito ai risultati, ma ha preso in considerazione di adottare una gestione più aperta all’interno dell’ufficio, per incoraggiare un maggiore dialogo tra i dipendenti. Sta inoltre studiando dei modi per prevedere quali team rischiano di perdere alcuni membri in base ai loro modelli relazionali.

Non sono solo le e-mail che vengono contate e analizzate. Le aziende stanno setacciando sempre più testi, chat slack e, in alcuni casi, telefonate registrate e trascritte su dispositivi mobili. Microsoft conteggia i dati in base alla frequenza delle chat, delle e-mail e delle riunioni tra il proprio personale e i clienti, utilizzando i propri servizi Office 365 per misurare la produttività dei dipendenti, l'efficacia gestionale e l'equilibrio tra vita privata e lavorativa.
Il monitoraggio di e-mail, chat e appuntamenti del calendario può tracciare un quadro del modo in cui dipendenti trascorrono in media 20 ore del loro tempo lavorativo ogni settimana, afferma Natalie McCollough, una dei General Manager di Microsoft che si occupa dell'analisi dei dati sul luogo di lavoro. L'azienda consente solo ai manager di esaminare gruppi di cinque o più lavoratori.

All'inizio di quest'anno, i membri del team di vendita Microsoft hanno ricevuto dashboard personalizzati che mostrano il modo in cui trascorrono il loro tempo, informazioni che i manager non possono vedere. Il portale offre suggerimenti su come costruire le loro reti di contatti e trascorrere più tempo con i clienti piuttosto che in riunioni interne. Microsoft vende anche questo tipo di software di analisi del luogo di lavoro ad altre aziende, come Macy's, che monitora i dati sull’equilibro tra vita lavorativa-privata del personale misurando quante ore i dipendenti trascorrono inviando e-mail e rimanendo connessi al di fuori dell'orario di lavoro. Il colosso dei mutui Freddie Mac ha utilizzato l'analisi di Microsoft per verificare quanto tempo i lavoratori trascorrevano nelle riunioni e cercare di valutare se alcuni di questi incontri fossero superflui.

I sostenitori dell'utilizzo della tecnologia di monitoraggio sul posto di lavoro affermano che le informazioni consentono alle aziende di stanziare meglio le risorse, individuare prima i dipendenti problematici e ottenere prestazioni elevate. I critici avvertono che questi sistemi, sempre più diffusi, potrebbero non essere così poco invasivi da dare luogo a giudizi equi e giusti. «Esiste ciò che è legalmente corretto e ciò che dovete fare per mantenere rapporti di fiducia con i vostri dipendenti, e non sempre sono la stessa cosa», afferma Stacia Garr, co-fondatore della società di ricerca e consulenza sul personale RedThread Research, che supporta e consiglia le aziende su questioni relative alle risorse umane.

Diana Hubbard, 41 anni, user-experience designer e ricercatrice a Fort Worth, Texas, non parla affatto della propria vita privata sui dispositivi di lavoro, nemmeno per prenotare una cena online. Ha uno smartphone e due laptop personali - uno dei quali dedicato ai giochi - oltre al telefono e al computer di lavoro. Quando viaggia per lavoro, Hubbard a volte porta con sé due telefoni e due computer ed evita di collegare il suo smartphone personale a qualsiasi Wi-Fi aziendale, a meno che non sia impostata una connessione di rete privata. «Non credo a teorie del complotto, o niente di tutto ciò» dice, dichiarando che cerca sempre di evitare di condividere i propri dati personali. «I dati sono così preziosi che non mi piace regalarli gratuitamente, non importa chi cerca di raccoglierli o accedervi. Questo è proprio ciò che avviene. I dati sono miei. Appartengono a me.»

Per anni le aziende hanno fatto firmare ai lavoratori accordi tecnologici che descrivono come qualsiasi scambio digitale che ha luogo attraverso un telefono o un computer aziendale sia di proprietà dell'azienda. I datori di lavoro statunitensi hanno legalmente diritto ad accedere a qualsiasi comunicazione o proprietà intellettuale creata sul luogo di lavoro o sui dispositivi che forniscono ai dipendenti per lavoro, affermano gli avvocati. Ora le aziende stanno diventando più smart nell'analizzare l’insieme dei dati dei lavoratori in loro possesso. Una delle ultime frontiere è l’analisi precisa delle chiamate e delle conversazioni in sala conferenze. In alcuni casi, l'analisi del tono può aiutare a individuare i problemi culturali di un team, mostrando chi domina le conversazioni, chi è riservato e chi resiste agli sforzi per prendere parte a discussioni personali.

Life Time, che gestisce una catena di centri fitness, utilizza l'elaborazione linguistica fornita da una società fondata due anni fa, Ambit Analytics, per valutare in che modo i manager appena assunti sono in grado di risolvere i problemi in piccoli gruppi. L'esercizio di formazione fornisce informazioni su quanto una persona ha parlato rispetto gli altri e valuta il suo discorso e tono di voce. Da cinque a otto partecipanti e un coordinatore del gruppo devono scaricare un'app sul telefono e premere un pulsante per avviare la registrazione. Di solito viene loro dato un problema ipotetico da risolvere. Life Time consiglia quindi i neo assunti su quali competenze devono lavorare, se diventare ascoltatori migliori o parlare più spesso, dice David Pettrone Swalve, vice presidente del settore formazione di Life Time. Alcune persone, dice, trovano più facile ascoltare il feedback sulla base dei dati piuttosto che di un'altra persona, che può sembrare soggettiva. «Black Mirror è tra noi», dice Swalve, riferendosi alla popolare serie futuristica di Netflix.

L'utilizzo delle e-mail per decifrare i modelli di relazione interna e con i clienti ha aiutato Ramco Systems, un produttore di software con sede a Chennai, in India, a ridurre il tempo necessario a formare il nuovo staff del team di vendita nei suoi uffici, che vanno da Princeton, New Jersey, a Singapore. Quando un responsabile di vendite lascia l'azienda, per esempio, Ramco potrebbe identificare le 50 relazioni più solide che quella persona intratteneva con i clienti e passare rapidamente le informazioni al suo sostituto. In questo modo, ci vorrebbero settimane invece che circa cinque mesi per far integrare rapidamente i neo assunti all’interno del team, afferma la società.

Ramco ha utilizzato TrustSphere per procedere all’analisi delle interazioni digitali. L'amministratore delegato di TrustSphere, Manish Goel, afferma che la sua azienda non esamina il contenuto di e-mail o chat, ma può comunque individuare le persone più influenti all’interno di un'organizzazione, identificando coloro i cui messaggi ottengono risposte rapide e che hanno relazioni forti e continuative con i colleghi in tutta l'azienda. Goel afferma che è possibile raccogliere indizi utili provenienti da dati gestiti in modo etico e trasparente, nel rispetto della privacy dei lavoratori.

Alcuni dirigenti e ricercatori mettono in guardia sul fatto che l'intelligenza artificiale sul posto di lavoro e la tecnologia di elaborazione del linguaggio naturale sono ancora in evoluzione e i dati che i datori di lavoro possono acquisire dipingono solo un'immagine parziale della giornata di lavoro o delle relazioni di un lavoratore. Sebbene sia facile identificare gioia o rabbia, rilevare emozioni con più sfumature è difficile. La richiesta di analisi sul posto di lavoro ha dato origine a dozzine di altre startup come Bunch.ai, che analizza il tono dei canali Slack per valutare la chimica e il morale del team. Ha rifiutato di citare i suoi clienti. Attualmente, più di 2mila datori di lavoro in diversi settori, tra cui sanità, energetico, legale, automobilistico e governativo, utilizzano la tecnologia di monitoraggio Aventura di Teramind, in Florida, afferma Eli Sutton, vicepresidente delle operazioni globali. In particolare, molti si concentrano sul fare in modo che documenti e proprietà intellettuale non cadano nelle mani dei competitor.

Teramind utilizza una suite software in grado di guardare gli schermi dei dipendenti e acquisire sequenze di tasti in tempo reale, registrare video delle loro attività e suddividere il modo in cui trascorrono il loro tempo. Alcuni datori di lavoro scelgono di impostare sistemi di avviso in modo che se un lavoratore apre determinati documenti e cerca di stamparli, il software tenterà di impedire tale azione e informerà un amministratore. Teramind può anche classificare le ore dei dipendenti come produttive o improduttive, in base ad attività come lo scorrimento della home su Facebook. La tecnologia mostra alle aziende come viene effettivamente svolto il lavoro, afferma Sutton, e la maggior parte dei clienti informa i lavoratori che possono essere monitorati. Diverse aziende utilizzano Teramind anche per tenere sotto controllo i propri dipendenti che lavorano da remoto. Teramind ha rifiutato di menzionare i suoi clienti.

Altri stanno analizzando quali sono i limiti entro i quali i lavoratori sono disposti a rinunciare alla propria privacy. Ben Waber, uno scienziato del Massachusetts Institute of Technology e co-fondatore di una startup di Boston chiamata Humanyze, ha guidato un gruppo di ricercatori del MIT che hanno testato badge dotati di microfono per registrare il tono delle voci dei lavoratori, percependo anche i cambiamenti nei loro livelli di stress. La tecnologia è stata testata da una banca Fortune 500 negli Stati Uniti e da diverse società in Giappone, dove il suicidio indotto dallo stress sul posto di lavoro è una problematica reale. I badge si sono dimostrati efficaci, anche se difficili da ridimensionare, afferma Waber.

«Il tuo datore di lavoro controlla i tuoi mezzi di sussistenza e se dice ‘dammi questi dati’, è molto difficile dire di no», secondo quanto affermato da Waber.
Durante il progetto di ricerca, i dipendenti dotati dei badge di registrazione si sono iscritti all'esperimento, consapevoli di essere monitorati.
Humanyze ha spostato la sua attenzione su badge Bluetooth in grado di monitorare i movimenti di un lavoratore in tutto l'ufficio, con successo. Si tratta di associare questi dati alle informazioni sulla frequenza delle loro e-mail per aiutare le aziende a misurare la collaborazione e la produttività del personale. Humanyze non rivelerebbe l'identità dei suoi clienti. Waber afferma che gli Stati Uniti hanno ancora bisogno di una regolamentazione più chiara sul monitoraggio dei dipendenti e la raccolta dei dati.

I dirigenti del provider di comunicazioni 8x8 affermano di poter identificare quando il personale inizia a lavorare sui dispositivi mobili forniti dal datore di lavoro all'inizio della giornata, quando si ferma a pranzo e quando invia l'ultima chat o e-mail la sera. I suoi clienti includono Condé Nast, che lo utilizza per analizzare quante chiamate vengono effettuate dai telefoni cellulari ai telefoni fissi e l'Alzheimer’s Association, che la utilizza per studiare il tono delle chiamate dei pazienti e dei loro assistenti.

I servizi di comunicazione sul posto di lavoro di 8x8 aiutano i datori di lavoro a misurare le prestazioni e proteggere la proprietà intellettuale quando i dipendenti se ne vanno perché le comunicazioni, come ad esempio le telefonate, possono essere trascritte, dicono i suoi dirigenti. «Come fai a sapere che non stanno usando un linguaggio non idoneo? Che non hanno detto qualcosa di stupido», afferma Dejan Deklich, chief product officer di 8x8.

Laszlo Bock, che ha contribuito a creare il concetto di "dati analitici delle persone" durante il suo incarico presso Alphabet Inc.'s Google, segnala che i datori di lavoro rischiano di mettere a disagio i propri lavoratori monitorando ogni loro mossa e messaggio. Ora è Ceo di una società di sondaggi dipendente chiamata Humu. «Non è necessario sottoporre tutti i dipendenti a una risonanza magnetica per scoprire come farli lavorare meglio», afferma.
 
COME MANTENERE LA VITA PRIVATA RISERVATA

Cosa dovresti fare se desideri mantenere privati i tuoi dati personali sul posto di lavoro? Ecco alcuni suggerimenti degli esperti sulla privacy.

• Mantenere dispositivi separati: utilizzare solo il telefono e il laptop forniti dal datore di lavoro per l’attività lavorativa e tenere un telefono e un computer separati per uso personale.
  
• Evitare di collegare i propri dispositivi personali alle reti Wi-Fi aziendali: «le aziende registrano regolarmente l'attività di rete per proteggere gli interessi aziendali e la maggior parte delle politiche chiarisce che non vi è alcun diritto di privacy sulle apparecchiature aziendali», ha affermato Marc Rotenberg, direttore esecutivo di Washington, DC -con sede no profit all’ Electronic Privacy Information Center.
  
• Prestare attenzione a ciò che si condivide sul proprio curriculum: il consulente per la privacy Michael Bazzell dice ai clienti di aspettarsi che ogni informazione personale condivisa durante il processo di reclutamento possa diventare pubblica a causa di una violazione dei dati. Si consiglia di utilizzare un numero di telefono Google Voice o basato su Internet anziché il numero di cellulare e un indirizzo di ricezione della posta commerciale, come un negozio UPS.
  
• Usare un blocco dati USB: questi dispositivi sembrano chiavette USB e si trovano a metà tra uno smartphone e un cavo di ricarica o un dock. Proteggono i dati dello smartphone dal trasferimento a stazioni di ricarica pubbliche, auto a noleggio o computer di proprietà dell'azienda.
  
• Evitare la fuga di informazioni: non pubblicare informazioni sulla propria vita personale su account di social media pubblici come Facebook e profili Twitter, che possono essere estratti per informazioni potenzialmente dannose dal tuo datore di lavoro o da un'azienda in cui hai fatto domanda per un lavoro. (riproduzione riservata)
  

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